オフィスレイアウト変更に潜む伏兵

年末の大掃除や組織変更に伴ったオフィスレイアウトを決め、いざ変更作業を開始すると図面を引いた時には思いもよらなかった伏兵に苦しめられる事があります。その伏兵とは、あちこちから現れる2度と使う事もなさそうな紙資料です。この紙資料というものは厄介で、ありとあらゆる場所から現れます。その湧き出した紙資料の整理と置き場の確保に手間取られ、思ったようにオフィスレイアウトを直せないといったことが起こります。

紙資料をまとめてみたものの、その置き場に困ってしまうというのはよくあるケースです。このような伏兵からオフィスレイアウト変更を妨害されないためにはオフィスレイアウト変更の事前にデスク周りの整頓を徹底させること、そしてデスク内の紙資料の廃棄を徹底させることが有効です。紙資料を破棄するのは非常に勇気がいることですが、スキャニングしてデータとして取っておけば場所をとることもありません、後で検索できるようにしておけばよいのです。極端な話、「〇年△月×日に紙資料破棄」フォルダを作ってその中に全部入れておけばよいのです。

スキャニングするために使うスキャナには、片面のものと自動両面のものがあります。更に自動両面スキャナには読み取り面が1のものと2のものがあります。読み取り面が1のものは両面をスキャンするために紙を3回動かすため思ったより時間がかかります。これは、表、裏とスキャンした後にそのまま排出してしまうとセットした時の原稿の重なりが崩れてしまうため、もう一度反転させて元の重なりに直すためです。

読み取り面が2のものは一度の紙の流れで両面を読むので、紙を反転させる動作がなく高速に読むことができます。紙資料をデータ化するにはこのような読み取り面2の高速なスキャナでサクサクと処理すると良いです。

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